GDPR & Privacyverklaring –

Ik hecht veel belang aan een veilige, respectvolle en discrete begeleiding. Ik ga dan ook zeer zorgvuldig om met alle persoonlijke gegevens van cliënten en hun gezin, in overeenstemming met de GDPR-wetgeving (Algemene Verordening Gegevensbescherming).

 

1. Verwerking van persoonsgegevens

Bij een intake en tijdens het verdere traject verzamel ik enkel gegevens die noodzakelijk zijn voor een correcte begeleiding, zoals:

• Identiteits- en contactgegevens (cliënt en/of ouder/voogd)

• Informatie over de hulpvraag, doelen en context van het gezin

• Aantekeningen tijdens of na sessies

• Mailverkeer dat relevant is voor de begeleiding

• Gegevens die noodzakelijk zijn bij samenwerking met andere hulpverleners (enkel mét toestemming)

 

2. Individueel dossier per cliënt

Voor elke cliënt wordt een apart, beveiligd elektronisch dossier bijgehouden. Dit bevat:

• De hulpvraag en doelstellingen

• Datum en inhoud van sessies

• Adviezen en stappen die werden besproken

• Relevante mails of schriftelijke communicatie

• Contactmomenten met derden (bv. arts, school, psycholoog), steeds met voorafgaande toestemming

Het dossier wordt niet gedeeld met derden, behalve wanneer dit uitdrukkelijk wordt gevraagd en schriftelijk toegestaan door de cliënt/ouders.

​

3. Vertrouwelijkheid

Alle informatie wordt strikt vertrouwelijk behandeld. Ik hou me aan mijn beroepsethiek én aan het beroepsgeheim. Geen enkele informatie wordt doorgegeven zonder toestemming, behalve wanneer er sprake is van gevaar voor de cliënt of anderen, zoals wettelijk bepaald.

​

4. Bewaartermijn

Dossiers worden minimum 7 jaar bewaard, zoals gangbaar binnen zorg en begeleiding, in een beveiligde omgeving. Daarna kunnen ze – indien gewenst – volledig verwijderd worden.

​

5. Recht op inzage

Cliënten (of ouders van minderjarigen) hebben het recht om:

• hun dossier in te kijken

• onjuistheden te laten aanpassen

• kopieën op te vragen

• dataverwijdering te verzoeken (tenzij wettelijke bewaarplicht dit verhindert)

Dit kan eenvoudig aangevraagd worden via e-mail.

​

6. Annulatievoorwaarden

Annulatievoorwaarden zijn conform de regels van de praktijk waar de begeleiding plaatsvindt (Cocoon Zonhoven). De voorwaarden worden bij intake verduidelijkt.

Annulatie minder dan 24 uur voor het gesprek zal aangerekend worden.

​

7. Intake en toestemmingsformulier

Tijdens de eerste sessie (intake) ondertekenen cliënten (of ouders) een document waarin staat dat zij:

• op de hoogte zijn van deze GDPR-richtlijnen

• toestemming geven voor dossieropbouw en verwerking van gegevens

• akkoord gaan met de annulatievoorwaarden

 

8. Contactgegevens

sylvie.piepers@praktijkcocoon.com

ondernemingsnummer 0888147737

0483 51 62 92

​

Bij vragen over privacy, dossierbeheer of GDPR mag je mij altijd rechtstreeks contacteren. Ik beantwoord transparant en binnen een redelijke termijn.

​